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让你工作效率倍增的桌面整理术

子兰整理2019-01-15 08:31:41
今日话题
看你的桌面就知道你的工作效率!这里的桌面包括电脑桌面和办公桌桌面

据统计,一个现代上班族,平均每天会接收到大约190种信息,一年花在找东西上的时间大约是150个小时。如果按照每天8小时工作制来计算,那么,全年有将近19天工作时间是花在找东西上面。

 

所以,不要无视每次找东西的几秒钟甚至几分钟的时间,找的次数多了,积累起来是一个巨大的时间量;加之每次工作中途突然需要某个东西,就必须中断正在进行的工作,找到之后再回到工作状态也需要一些时间,如果东西丢了,更会造成大的损失;况且,长久面对满当当、乱糟糟的桌面,也会让人逐渐丧失创意,徒生烦恼。

我的故事

我之前的电脑桌面是一两个月清理一次,都是自己实在看不下去了才清理。每次清理完后当天产生的新文件又铺满1/3,第二天产生的新文件又铺满到2/3,从第三天开始到清理的那一天,所有的新文件都在剩余的右侧1/3空间里新增删减,删除文件空出来的位置,又被新文件填补上,造成不知道新文件填补了那个空,有时候下载默认到桌面甚至超出了桌面显示,只能在资源管理器的桌面文件夹里寻找不显示的文件。

 

清理桌面文件也非常痛苦,桌面上什么格式的文件都有,有软件安装包、软件快捷键、文件夹、图片、视频等等,还有没有命名的新建文件夹和新建文件1234,都要一个个打开看才知道是什么内容,非常浪费时间,由于前2/3的桌面文件存放时间过久,也分不清属于什么项目和重要程度,都统一剪切到硬盘上,搜索的时候都不知道输入什么关键字。

 

同样的,我的办公桌桌面和抽屉也满满的,书籍、纸质文件、生活用品混在一起,光水杯就有喝茶的杯子、喝花茶的漂亮玻璃杯、运动水杯、泡饮料粉的杯子、喝牛奶的杯子,像指甲剪、手电、膏药、耳机盒、橡皮筋、粘毛刷、消毒水、洗涤灵、止痒液、水果刀、迷你切菜板、榨汁机、各种化妆品等一应俱全,我总以为备货全一点会有安全感,而且同事有需要的时候我能提供,自己也感觉挺自豪。其实,这些工作中很少用到的物品占满了我的工作空间,让我每天看见满满的桌面都感觉进入真空状态,更多的时候是自己都找不到东西,尤其是自己外出需要同事帮忙处理事物的时候,非常尴尬,因为自己无法告诉同事文件放哪个硬盘哪个文件夹,同事也看我的桌面和抽屉无法下手。

 

自从看了《超级整理术》(回复“超级”获取电子书下载链接)一书后就心血来潮把自己的桌面给整理了,中间还根据自己的需要查了很多相关的资料,终于,至今为止,我的桌面再也没有乱过,工作效率大大提升,对自己的文件放置位置也非常清楚。桌面东西少了,连清洁都非常迅速,每天来上班,看见干净的桌面就非常舒服,打开电脑也对工作状态一目了然,每天的工作积极性也提高了。

下面给大家介绍我整理出来的桌面整理小方法:


办公桌面整理



物品的种类:极少,必须!

摆放原则:便于取放!


1、电脑

尽量用无线鼠标和键盘,减少桌面的各种线干扰工作,我这个是因为桌子本身设计不符合走线,有点乱,我也在想办法改善中。电脑下面垫高了,这样避免弯腰弓背,而且放了超有喜感的猫头鹰,每次看见心里都美美的,操作电脑也美美哒。


2、  水杯:

我已经精简为1个了,因为每天要强迫自己多喝水,这个漂亮的杯子配漂亮的花茶,每次看见了都想喝一口;建议放右侧,便于拿取;


3、  笔:

只留1只红色和1只黑色,摒弃了传统的黑色铁丝网笔筒,用喜欢的布丁瓶子装上,小巧精致;建议放右侧,减少取放时间;


4、  文件:

桌面上只留两类文件,一类是待办文件,放在离自己最近的格子里,提醒自己及时处理、尽量清空;另一类是常用文件,就是每天要翻阅、查看、参考的;除这两种文件之外其他文件都不要放在桌面;而且建议用双层托盘,因为竖着的文件夹不太好放单张票据纸张,容易变形;


5、  笔记本:

我每次都会把灵感随手记在本上,还有会议记录等重要信息,我还喜欢把工作清单写在上面,所以我把它放在离自己最近的位置,下班后也放在那里,第二天上班一眼就能看见清单,知道自己要做哪些工作。


抽屉柜的整理




一般公司都会为员工配备带有上下3层抽屉的小柜子,这样可以放置很多不便于放在桌面上的物品,满足自己日常和工作需求。


最上方的抽屉:放经常用到的物品。比如每天都要用的口红和镜子、夹纸张文件的曲别针、粘贴用的胶水、每天要喝的花茶、抽纸等;


中间的抽屉:放已经完成的、暂时无法丢弃的纸质文件,用透明文件夹装好,贴上项目和时间标签便于查找。比如合同原件、已经贴好的票据证明等;


最下方的抽屉:一般空间比前两个大,放不常用的物品或大件物品。比如手提包、备用鞋等。

电脑桌面整理


我的电脑桌面分了三个区和一个启动栏


静态区:在左边,这是每天都要点开用的我的电脑、图片素材、垃圾箱,图片素材文件夹是跟我工作性质有关系,放桌面查看和提取方便;垃圾箱是前一天将不用的文件扔进去,第二天如果用不上就永久删除。这三个图标基本上不变,所以是静态的。

 

核心区:放置正在进行中的、未完成的项目文件。每天一打开电脑就知道那些文件待完成,但是每天工作结束后要及时清理本区域,将已完成的文件移动到硬盘里面保存。


避难区:放置已经完成的但是暂时无法分类存放的文件,或者需要暂时存放一定时间之后再删除的文件。该区域文件也要尽快处理。有的人喜欢在电脑上记录清单,可以放在这个位置。


快速启动栏:设置常用软件,避免快捷键在桌面堆积。另外向大家推荐一个非常好用的搜索软件“everything”(回复“超级”获取下载链接,搜索速度非常快,基本上便输入边显示,随着输入关键词的变化,显示的搜索结果也会随时变化。


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下期我们将介绍纸质文件的处理方式,以及如何给电子文件命名,让你快速找到所需要的文件。

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